En la primera reunión, la pregunta llega antes que el precio: "¿Para cuándo lo tenemos funcionando?". La respuesta honesta casi nunca es la que se quiere oír, porque depende menos de la herramienta que de tu equipo.
Aun así, hay rangos razonables, y conocerlos te protege de dos extremos: quien promete todo en una semana y quien convierte un proceso sencillo en un proyecto de seis meses.
Lo que dicen las referencias públicas
Tomando como ejemplo implementaciones de monday.com, que es lo que hacemos, las referencias de partners y del propio fabricante coinciden más o menos en esto:
Una base sencilla para un solo equipo: se puede tener en cuestión de días.
Una implementación típica para una pyme: entre 2 y 6 semanas.
Proyectos con varios procesos o áreas: los paquetes de implementación del propio monday.com van de hasta 8 a hasta 16 semanas, según cuántos procesos incluyan.
Con otros sistemas los números cambian, pero la lógica es la misma: el tiempo crece con el número de áreas, integraciones y decisiones pendientes.
Cómo se reparte el tiempo
En un proyecto de unas 6 a 8 semanas, el reparto suele verse así:
Mapear: la primera o las dos primeras semanas, para entender cómo se trabaja hoy.
Construir: el bloque más largo, donde se configuran tableros, automatizaciones e integraciones.
Probar: una o dos semanas con usuarios reales y datos reales, que se encima con el final de la construcción.
Capacitar: unos días, por rol.
Adoptar: las semanas posteriores al arranque, que es donde se decide si el sistema se queda.
Lo que más lo alarga
Disponibilidad del equipo. Es la causa más común: el proyecto espera a que alguien tenga una hora para revisar.
Decisiones que nadie toma, como cuáles son las etapas de venta o quién aprueba qué.
Datos sucios. Migrar un Excel con duplicados y formatos distintos toma más que construir el tablero.
Integraciones con otras herramientas, sobre todo si nadie sabe quién administra la otra cuenta.
Querer todo en la primera versión.
Lo que más lo acorta
Una persona responsable dentro de tu empresa, con tiempo real asignado al proyecto.
Empezar por un solo proceso y crecer después.
Limpiar los datos antes de migrarlos.
Aceptar que la primera versión no es la definitiva.
Cuándo desconfiar
Si alguien promete conectar varias áreas, migrar datos y capacitar a todos en una semana, pregunta qué está dejando fuera. Y si un solo proceso para un equipo pequeño se cotiza a varios meses, pregunta en qué se va el tiempo. Pide siempre la fecha por escrito, con lo que incluye cada fase. También a nosotros.
El tiempo que nadie cuenta: la adopción
El sistema puede quedar listo en semanas, pero que el equipo lo use sin pensarlo toma más. Por eso conviene revisar a los 30 días qué se usa, qué no y por qué, en lugar de dar el proyecto por terminado el día del arranque.
Conoce cómo trabajamos cada implementación
¿Quieres un estimado para tu caso?
Cuéntanos cuántas áreas y procesos quieres ordenar. Con eso podemos darte un rango realista, y si lo tuyo cabe en unos días, te lo decimos.
